ZÁSADY PRO ZPRACOVÁNÍ A OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ v rámci činnosti Institutu umění – Divadelního ústavu

Institut umění – Divadelní ústav, státní příspěvková organizace (dále jen „IDU“), se sídlem Celetná 17, 110 00 Praha 1; IČ: 00023205, DIČ: CZ00023205, zastoupená Ing. Pavlou Petrovou, ředitelkou, kontaktní údaje: info@idu.cz, tel. +420 224 809 111; zřízená Ministerstvem kultury a školství čj. 39191/9-IV/1 ke dni 1. 9. 1959, jako správce osobních údajů ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“) zpracovává osobní údaje za jednoznačně vymezeným účelem.
Účely vyplývají ze Zřizovací listiny IDU (viz základní dokumenty https://www.idu.cz/dokumenty/statut_idu_od_1.1.20121.pdf)

V některých situacích potřebujeme ke zpracování Vašich osobních údajů váš souhlas. Souhlas naopak nepotřebujeme, je-li právním základem zpracování vašich osobních údajů náš oprávněný zájem, nebo potřebujeme-li Vaše osobní údaje z důvodu plnění smlouvy nebo kvůli plnění povinností uložených zákonem nebo jiným právním předpisem. Vždy však máte právo na informace o zpracování osobních údajů a jeho účelu.

I. Zásady zpracování osobních údajů

  • Zákonnost
    Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s platnými právními předpisy České republiky i EU a zejména v souladu s GDPR.
  • Souhlas osob, ke kterým se osobní údaje vztahují
    Osobní údaje zpracováváme pouze způsobem a v rozsahu, ke kterému jste nám udělili souhlas, je-li souhlas titulem zpracování, tedy je-li souhlas v daném případě ke zpracování nezbytný.
  • Minimalizace a omezení zpracování osobních údajů
    Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, ve kterém je to nezbytné pro dosažení účelu jejich zpracování, a po dobu ne delší než je nezbytné pro dosažení účelu jejich zpracování.
  • Přesnost zpracovávaných osobních údajů
    Osobní údaje zpracováváme s důrazem na jejich přesnost za použití dostupných opatření, zpracováváme osobní údaje aktualizované.
  • Účelové omezení
    Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu a v souladu s tímto účelem.
  • Bezpečnost
    Osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje jejich náležité zabezpečení, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zneužitím či poškozením.

II. Jaké osobní údaje a v jakém časovém rozmezí zpracováváme

IDU shromažďuje a následně zpracovává osobní údaje

a) na základě zákona, při kterém je poskytnutí našich služeb vázáno na zpracování Vašich osobních údajů. Konkrétně se jedná o zpracování nezbytné pro

  • plnění uzavřené smlouvy,
  • splnění naší právní povinnosti,
  • hájení našeho oprávněného zájmu
  • splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu.

b) na základě Vašeho souhlasu, souhlas se zpracováním můžete odmítnout anebo ho můžete kdykoliv odvolat.

Shromažďujeme osobní údaje sloužící k Vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (identifikační údaje), osobní údaje umožňující nám kontakt s Vámi (kontaktní údaje), a další informace související s našimi vztahy:

  • identifikační údaje, kterými se rozumí zejména titul, jméno a příjmení
  • kontaktní údaje, jimiž se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s vámi, zejména emailová adresa, telefonní číslo, adresa bydliště a jiné obdobné informace
  • platební údaje, kterými se rozumí obvykle číslo účtu, tento údaj zpracováváme pouze v odůvodněných případech například z důvodu zasílání mzdy, honoráře či jiných obdobných plnění, k nimž nás zavazuje např. smluvní vztah.

Konkrétní rozsah Vašich shromažďovaných osobních údajů je vždy specifikován v konkrétním udělovaném souhlasu či informaci o zpracování osobních údajů.

Osobní údaje zpracováváme v případě zákonného zpracování po dobu stanovenou právními předpisy, v případě dobrovolného zpracování pak po dobu uvedenou v souhlasu.

III. Právní základ a zpracovávané osobní údaje:

a) Právním základem je plnění smlouvy

  • Registrace na akce IDU – konference, seminář, workshop atp.
    Pokud se přihlásíte na akci pořádanou IDU, zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, případně platební údaje, na základě plnění smlouvy s vámi (bez vašeho souhlasu), abychom Vás mohli na akci zařadit a případně mohli vést váš uživatelský účet. Smluvní vztah, o který se zpracování opírá, vzniká přihlášením se na akci. Průkazy totožnosti nejsou kopírovány, ani nejsou zapisovány údaje z těchto průkazů.
    Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu zpracování.
  • Přihlášení do výběrového řízení IDU / žádost o grant
    Právním základem zpracování osobních údajů při výběrovém řízení nebo při podání žádosti o grant je splnění smlouvy ve smyslu článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Předmětem této smlouvy je zajištění Vaší účasti ve výběrovém řízení nebo zařazení žádosti o grant.
    Osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytnou k účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovány, nejdéle však po dobu 10 let ode dne realizace poslední části plnění, nepožaduje-li jiný právní předpis uchování příslušné dokumentace po dobu delší.
  • Objednání publikací IDU
    Pokud si objednáte naši publikaci, budeme zpracovávat vaše kontaktní údaje na základě objednávky. Vaše osobní údaje uvedené v objednávce použijeme, abychom mohli splnit objednávku a publikace vám zaslat. Potřebné kontaktní údaje předáváme též přepravní společnosti – Česká pošta, distribučním společnostem atp.
    Pro tento účel osobní údaje používáme, dokud nedojde k naplnění účelu zpracování, ke splnění objednávky.
    Veškerá publikační a ediční činnost IDU je veřejnou kulturní službou, IDU je tedy oprávněn shromažďovat a zpracovávat osobní údaje v souvislosti s touto činností i na základě oprávněného zájmu.

b) Právním základem je oprávněný zájem

Přihlášení k odběru Newsletteru IDU na webových stránkách IDU nebo webových stránkách projektů, které IDU spravuje (viz Naše projekty a informační portály: https://www.idu.cz/cs/o-nas/projekty-a-infoportaly)

Přihlášením se k odběru některého z našich newsletterů vyjadřujete souhlas se zpracováním osobních údajů za účelem zasílání newsletteru.
Zasílání newsletteru můžete kdykoliv odvolat, a to odhlášením z odběru newsletteru, zasláním dopisu na adresu sídla IDU Celetná 17, 110 00 Praha 1 nebo na emailu: info@idu.cz.

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu aktivního užívání Vašeho uživatelského účtu, nejdéle pak 3 roky po ukončení aktivního užívání Vašeho uživatelského účtu.

  • Využití konzultačních, poradenských a dalších služeb IDU (přehled všech služeb viz: služby https://www.idu.cz/cs/sluzby)
    Pokud kontaktujete IDU s žádostí o poskytnutí konzultace a poradenství nebo pokud zadáte dotaz do webové poradny Infopult IDU, zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu), a to do zodpovězení vašeho dotazu.
    Při využití dalších služeb IDU zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje na základě našeho oprávněného zájmu, a to po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu zpracování.
  • Zasílání informací o aktivitách IDU
    Účastníkům seminářů workshopů a dalších akcí IDU a spolupracovníkům IDU zasíláme informace o aktivitách IDU.
    Právním základem je náš oprávněný zájem poskytovat a nabízet kulturní služby a aktivity, které odpovídají vašim potřebám, informovat vás o naší činnosti.
    Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu zpracování.
    Můžete si však vyžádat, aby vám informace zasílány nebyly.
  • Databáze
    Vedeme a zveřejňujeme databáze externích spolupracovníků IDU. Právním základem je náš oprávněný zájem prohloubit spolupráci mezi IDU a širokou odbornou veřejností.
    Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu zpracování.
    Můžete si však vyžádat své vyřazení z této databáze.

    Vedeme interní databázi externích spolupracovníků IDU z workshopů a seminářů.
    Právním základem je náš oprávněný zájem vyplývající z našeho statutu.
    Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu zpracování.
    Můžete si však vyžádat své vyřazení z této databáze.

Akce IDU jsou veřejnou kulturní službou, IDU je tedy oprávněn shromažďovat a zpracovávat osobní údaje v souvislosti s touto činností také na základě oprávněného zájmu.

IDU je veřejnou výzkumnou institucí k vědeckým a výzkumným účelům je tedy oprávněn shromažďovat a zpracovávat osobní údaje z akcí IDU na základě oprávněného zájmu. V těchto případech máte právo na informace o zpracování osobních údajů a jeho účelu. Není třeba váš výslovný souhlas.

Konzultační služby a poradenství IDU jsou veřejnou kulturní službou, IDU je tedy oprávněn shromažďovat a zpracovávat osobní údaje v souvislosti s touto činností i na základě oprávněného zájmu.

IDU je veřejnou výzkumnou institucí, k vědeckým a výzkumným účelům je tedy oprávněn shromažďovat a zpracovávat osobní údaje v souvislosti s poradenskou a konzultační činností na základě oprávněného zájmu.

Pro všechny výše uvedené účely osobní údaje používáme po dobu nezbytně nutnou pro naplnění daného účelu.

Proti zpracováním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku. V některých případech se může prolínat oprávněný zájem a plnění povinností plynoucích ze smluvního vztahu.

Osobní údaje získáváme:
- přímo od Vás při přihlášení se k odebírání informací či služeb;
- od dalších subjektů, pokud jste k tomu dal/a svůj souhlas;
- z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí.

c) Právním základem je souhlas subjektu údajů

Pokud v rámci své účasti na našich akcích budete fotografováni, natáčeni a na fotografii nebo videozáznamu budete identifikovatelní, pak zpracováváme vaše osobní údaje. Pokud jste na těchto audio a videozáznamech a fotografiích identifikovatelní a např. označeni jménem a příjmením, potřebujeme ke zveřejnění těchto fotografií a záznamů váš souhlas se zpracováním, a to za účelem propagace akcí IDU a šíření informací o aktivitách IDU.

Souhlas můžete kdykoli odvolat, dokud souhlas neodvoláte můžeme vaše osobní údaje užívat způsobem, ke kterému jste dali souhlas.

IV. Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a kdo k nim má přístup

IDU zpracovává Vaše osobní údaje jako správce. To znamená, že zaměstnanci IDU, odborní pracovníci jednotlivých útvarů IDU stanovují shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďují, určují prostředky zpracování a odpovídají za jejich řádné provedení a za ochranu Vašich osobních údajů.

Zaměstnanci IDU zpracovávají osobní údaje pouze za stanoveným účelem, o kterém jste byli poučeni anebo na základě vašeho souhlasu.

K vašim osobním údajům přistupují všichni zaměstnanci IDU eticky a zachovávají o nich mlčenlivost a chrání vaše osobní údaje před zneužitím.

Osobní údaje můžeme také sdílet, v nezbytném rozsahu a po dobu nezbytně nutnou, s pečlivě vybranými právnickými nebo fyzickými osobami, které nám nebo naším jménem poskytují služby nebo s námi úzce spolupracují- např. servisní společnosti provádějící v IDU pravidelnou údržbu IT systému. Tyto subjekty jsou smluvními ustanoveními omezeny tak, aby nevyužívaly osobní údaje k jinému účelu než k poskytování služeb pro IDU.

V. Práva subjektů údajů

Jako subjekt údajů máte:

  • právo požadovat od IDU přístup k Vašim osobním údajům (tj. máte právo získat od IDU potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajů a k informacím vymezeným v čl. 15 GDPR),
  • právo na opravu (tj. máte právo na to, aby IDU bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají, a rovněž právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení ve smyslu čl. 16 GDPR),
  • právo na výmaz (tj. máte právo na to, aby IDU bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se Vás týkají, pokud je dán jeden z důvodů uvedených v čl. 17 GDPR),
  • právo na omezení zpracování (máte právo na to, aby IDU omezil zpracování Vašich osobních údajů v případech stanovených v čl. 18 GDPR)
  • právo na přenositelnost údajů (tj. máte právo získat Vaše osobní údaje, které
    se Vás týkají, jež jste poskytl/a IDU, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto Vaše osobní údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případech uvedených v čl. 20 GDPR);
  • právo vznést námitku (tj. máte z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) GDPR, včetně profilování založeného na těchto ustanoveních podle čl. 21 GDPR);
  • právo kdykoliv odvolat souhlas (tj. pokud je zpracování Vašich osobních údajů založeno na Vašem souhlasu uděleném IDU podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, máte právo tento svůj souhlas kdykoliv odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním ve smyslu čl. 7 odst. 3 GDPR);
  • právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování (tj. máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká podle čl. 22 GDPR);
  • právo podat stížnost u dozorového úřadu (tj. v případě pochybností o dodržování povinností IDU jako správce osobních údajů souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz).

Poskytnutí Vašich osobních údajů IDU k výše uvedenému účelu je smluvním požadavkem a záleží tedy pouze na Vašem rozhodnutí, zda IDU Vaše osobní údaje pro výše uvedený účel poskytnete, neboť nemáte povinnost tyto Vaše osobní údaje poskytnout.

Volunteer at the ATI

Do something you enjoy doing and gain experience while you’re at it.

all about volunteering

Sign Up for Our Newsletter

Stay up to date with news and events in the world of music!

By signing in you agree to the processing of your personal data. Before signing in read the terms and conditions of personal data use here.